Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) Institut Agama Islam Tribakti (Iait) Kediri

LAMPIRAN PERSETUJUAN

PROPOSAL KEGIATAN

NAMA KEGIATAN dengan tema :

.............................................................................

Oleh :

PANITIA SEMINAR

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS (BEM-F)

INSTITUT AGAMA ISLAM TRIBAKTI (IAIT) KEDIRI

Telah disetujui oleh Majelis Perwakilan Mahasiswa (MPM) dan Wakil Rektor II pada :

Hari                :....................................

Tanggal          :....................................

                                                                                                            Kediri,........................

Mengetahui :
ACHMAD ROBI’UL HUDA Ketua MPM  NPM: 13.01.0.7506	M. ULIL ALBAB KOMISI I  NPM: 13.08.0.0068

Drs. H. IMAM TAULABI, M.Pd.I

Wakil Rektor II

PERATURAN ORGANISASI

Tentang

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

REPUBLIK KEDAULATAN MAHASISWA

1.    PENDAHULUAN

a.    Latar Belakang

Totalitas, Intensif, dan Kebersamaan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan Republik Kedaulatan Mahasiswa (RKM), maka diperlukan adanya peraturan tertib administrasi. PPTA sebagai aturan  yang wajib disosialisasikan dan dilaksanakan secara terus menerus agar menjadi tradisi kebersamaan organisasi yang positif dan disiplin, dalam rangka melaksanaan program-program organisasi secara maksimal terkhusus pada ruang lingkup administrasi.

Maka dari itu, disamping bertujuan untuk menciptakan tertib administrasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan legalitas dan wibawa organisasi, bagi segenap organisasi (khususnya) dan bagi segenap elemen yang bergerak didalamnya (pada umumnya), baik ditingkat legislatif maupun eksekutif. Oleh karena itu terbentuknya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi ini, merupakan suatu jawaban yang aktual terhadap keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara umum di lingkungan  Organisasi Republik Kedaulatan Mahasiswa, Institut Agama Islam Tribakti (IAIT) Kediri.

b.   Pengertian

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan organisasi dan administrasinya, yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang ekslusif dan hanya berlaku untuk Republik Kedaulatan Mahasiswa (RKM) yang ada dilingkungan Institut Agama Islam Tribakti (IAIT) Kediri.

c.    Tujuan

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :

1)   Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan .

2)   Memberikan haluan tindakan dan implementasi organisasi

3)   Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan .

4)   Menegakkan kebersamaan, totalitas, wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi di kalangan praktisi .

d.   Sasaran

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :

1)   Terwujudnya suatu aturan yang tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara menyeluruh.

2)   Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

3)   Adanya prinsip-prinsip berorganisasi yang legal dan universal.

e.    Landasan

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) berlandaskan pada:

1)   Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga  IAIT Kediri

2)   Keputusan MUSMA-I 2014-2015

2.    PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

a.    Pedoman Umum

1)   Surat

Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

a. Kertas surat

Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dengan ketentuan :

a.    Margin                : Top dan Bottom : 1 cm, left 2,5 cm dan right : 2,5 cm

b.   Paper size            : Width : 21 cm dan Height : 33 cm atau (F4)

c.    Berkop. Kop berisikan :

                                        1.           Logo masing-masing RKM sebelah kiri dengan ukuran, Height : minimal 2,50 cm maksimal 3 cm, Width : minimal 2,50 cm maksimal 3 cm

                                        2.           Baris pertama bertuliskan :

Bidang/Mentri di setiap Tingkat Lembaga RKM IAIT Kediri, jika surat dikeluarkan oleh Bidang/Mentri.

                                        3.           Baris kedua bertuliskan :

Tingkatan lembaga organisasi di RKM IAIT Kediri.

                                        4.           Baris ketiga bertuliskan :

“REPUBLIK KEDAULATAN MAHASISWA (RKM)”, (nama organisasi kemahasiswaan IAIT).

                                        5.           Baris Kempat bertuliskan :

INSTITUT AGAMA ISLAM TRIBAKTI (IAIT) KEDIRI “semua tingkat organisasi RKM”

                                        6.           Baris Kelima bertuliskan :

Kantor : Jl. KH. Wahid Hasyim No 62 Bandar Lor Mojoroto Kota Kediri 64114 No Tlp.(No ketua di semua tingkatan RKM)

                                        7.           Baris ke enam e-mail dan atau website masing-masing RKM

                                        8.           Baris Keenam adalah garis hitam shape styles weight 2,5 pt

                                        9.           Untuk Font kop adalah Arial “Bold” dg font size 12 dengan Format UPPERCASE. Kecuali, kantor dan email dan atau Web ditulis dengan font Arial Narrow , font size 10 dengan Format Capitalize Each Word.

                                      10.         Penulisan kop surat dimulai dari kiri (left indent) dengan sesuai dengan logo yang dibuat dalam kepanitiaan. Jika menggunakan logo masing-masing lembaga RKM ukuran penulisan kop surat dengan jarak 3 cm

                                      11.         Dalam pembuatan kop surat harus menggunakan insert header dan dilarang keras menggunakan WordtArt.

                                      12.         Tulisan harus berwarna hitam

d.   Sistematika Surat

Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :

(1)          Nomor disingkat No. surat ditulis pojok kiri atas di bawah kepala surat. Setelah teks “Nomor” diikuti tanda titik dua (:) dengan jarak 1 (Satu) Tab.

(2)          Lampiran surat disingkat Lamp, ditulis sejajar di bawah nomor surat dan diikuti tanda titik dua (:)dengan jarak 1 (Satu) Tab, yang isinya untuk menunjukkan adanya sesuatu yang disertakan/tidak bersama surat.

(3)          Perihal surat, disingkat Hal ditulis sejajar di bawah nomor surat dan lampiran serta diikuti tanda titik dua (:) dengan jarak 1 (Satu) Tab, yang isinya untuk menjelaskan pokok surat atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam surat.

(4)          Tempat dan tanggal pembuatan surat di tulis sebelah kanan nomor surat

(5)          Si alamat surat, “Kepada Yth :”. Ditulis dibawah Hal surat dengan jarak 1 spasi dan dengan jarak 1 (Satu) Tab, nama yang dituju ditulis Bolt Underline. “Di-” ditulis tepat dibawah “Kepada Yth :” tanpa spasi. “Tempat” ditulis dibawah “Di-” dengan jarak 1 tab dari tepi.

a.       Jika alamat surat yang dituju lembaga atau instansi menggunakan “Kepada:”.

b.      Jika alamat yang dituju nama jabatan atau nama orang, maka menggunakan “KepadaYth.”:

(6)          Kata pembukaan surat. “Assalamu’alaikum Warahmatullah. Wabarakatuh.” ditulis sejajar dengan alamat surat dan berjarak 1 spasi dari alamat penerima surat. Font menggunakan “Brush Script MT”

(7)          Paragraf Pertama : Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Saudara/I  senantiasa dalam lindungan dan Ridlho-NYA, serta dimudahkan dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin” ditulis tepat dibawah kata Pembukaan, dengan jarak 1 spasi dari Pembukaan.

(8)          Paragraf kedua : Maksud surat ditulis berjarak 1 spasi dari paragraf pertama.

(9)          Paragraf ketiga : paragraf penutup

(10)      Kata penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq”, Wassalamu’alaikum Warahmatullah. Wabarakatuh.”. (ditulis dua baris, pada baris pertama dengan format  Underline “Cntrl+U”, dan Font menggunakan “Brush Script MT”)

(11)      Nama  Lembaga, berjarak 1 atau 2 spasi dari salam Penutup , berbentuk Blod Center. “sesuai Kop surat kecuali kantor dan e-mail  ” ditambah periode Kepengurusan.

(12)      Nama penandatangan ditulis dengan huruf besar (Uppercase), jarak 3-4 spasi, berbentuk “Bold, Center dan underline”.

(13)      Jabatan ditulis tepat dibawah nama penandatanganan berbentuk Italic (Cntrl+I)

(14)      Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) ditulis tepat dibawah jabatan, berbentuk Italic (Cntrl+I)

(15)      “Mengetahui,” ditulis dengan jarak 1-2 spasi. berbentuk Italic (Cntrl+I) (apabila dibutuhkan).

(16)      Semua Jenis Tulisan Sistematika Surat menggunakan Font Times New Roman Kecuali pada Kata Pembukaan dan Penutup.

e.    Kata Tri Dharma perguruaan tinggi

·         Kata “Pendidikan dan Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat” center text, Font : “Edwardian Script ITC” Font Size : 12, dengan format Capitalize Each Word.

·         Dalam pembuatan kata motivasi harus menggunakan Insert Header dan dilarang keras menggunakan WordtArt.

f.     Nomor surat

Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:

1)        Jika Surat Dikeluarkan Oleh Badan Pengurus Harian (BPH)

a.       Nomor urut surat keluar

b.      Kode Surat

c.       Inisial penulis surat

d.      Singkatan nama organisasi di tingkat RKM

e.       Teks “IAIT”

f.       Bulan Pembuatan Surat

g.      Tahun pembuatan surat

2)        Jika Surat dikeluarkan Bidang Masing-masing RKM

a.       Nomor urut surat keluar

b.      Kode Surat

c.       Inisial penulis surat

d.      Kode Bidang/Mentri/Komisi

e.       Singkatan Lembaga Terkait

f.       Singkatan nama organisasi di tingkat RKM

g.      Teks “IAIT”

h.      Bulan pembuatan surat

i.        Tahun pembuatan surat

g.    Amplop

                                        1.       Margin           : Top, Bottom, Left dan Right : 1 cm

                                        2.       Paper size      : Width : 24 cm dan Height : 11 cm Orientation : Landscape.

                                        3.       Kepala amplop sama dengan kepala surat, kecuali panjang garis yang harus menyesuaikan panjang kertas amplop

                                        4.       Kotak nama

·         Panjang dan lebar menyesuaikan kebutuhan

·         Bentuk kolom (Insert, Shapes = Rounded Rectangle)

·         Kata-kata baris pertama : Kepada Yth, baris kedua : Bapak/Ibu/Saudara/i (..........Nama yang di tuju........ “ Bold & Underline”), Baris ketiga “Di”, baris keempat “Tempat (First Line Indent 1 cm)”. Font Arial Font Size : 12

                                        5.       Penempatan kotak nama sebelah kanan bawah

2)   Stempel

a.       Bentuk Stempel

Stempel Organisasi untuk semua tingkatan RKM berbentuk sesuai dengan logo masing-masing RKM.

b.      Ukuran Stempel

Stempel resmi organisasi RKM berukuran 3,5 cm

c.       Tulisan Stempel

a)      Jika surat dikeluarkan oleh BPH, tulisan stempel sesuai dengan logo RKM

b)      Jika surat di keluarkan oleh sekretaris bidang atau Bidang, tulisan stempel sesuai dengan logo serta logo terdapat nama bidang masing-masing Lembaga RKM.

d.      Tinta Stempel.

Seluruh jenis stempel disemua tingkatan RKM menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna ungu.

3)   Buku Agenda

a)   Ukuran Buku

Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.

b)   Model Buku

Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat  masuk, model yang digunakan keduanya sebagai berikut :

(1)     Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom;

a.       Nomor urut pengeluaran

b.      Nomor surat

c.       Tujuan Surat

d.      Perihal

e.       Tanggal surat;

·   tanggal acara

·   tanggal pengiriman

f.       Bentuk Acara

g.      Keterangan

(2)     Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom

a.       Nomor urut penerimaan

b.      Nomor surat masuk

c.       Pengirim surat masuk/asal surat

d.      Perihal

e.       Tanggal surat;

·   tanggal Acara

·   tanggal terima/datang

f.       Bentuk Acara

g.      Keterangan

4)   Buku Kas

a)   Ukuran Buku Kas

Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.

b)   Model Buku Kas

Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi RKM menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas:

1) Buku Kas Uang

(1)     Nomor urut penerimaan/Pengeluaran

(2)     Tanggal Penerimaan atau pengeluaran

(3)     Uraian sumber kas atau Pengeluaran

(4)     Jumlah uang yang diterima (Debit)

(5)     Jumlah uang yang dikeluarkan (Kredit)

(6)     Saldo

5)   Buku Inventarisasi

a)   Ukuran Buku Inventarisasi

Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan

b)   Model Buku Inventarisasi

Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom :

(1)     Nomor urut.

(2)     Nama Barang

(3)     Merk barang.

(4)     Jumlah barang.

(5)     Keadaan barang

6)   Papan Nama RKM

a)   Bentuk

Bentuk papan nama organisasi di semua tingkatan kepengurusan berbentuk empat persegi panjang

b)   Ukuran Papan Nama

Ukuran papan nama, sesuai dengan Besar Nama organisasi RKM

c)    Tulisan Papan Nama

Papan nama berisi tulisan yang terdiri dari :

(1)     Kantor

(2)     Nama organisasi tingkat kepengurusan RKM

(3)     Singkatan Nama tingkat pengurus RKM

(4)     Institut Agama Islam Tribakti

(5)     Kediri

(6)     Logo RKM jika diperlukan

Untuk Tulisan papan nama dengan Format Besar semua (Uppercase).

d)   Warna Papan Nama

       Papan nama menggunakan warna sebagai berukut :

(1)     Warna dasar Hitam atau sesuai dengan warna Fakultas dan Institut

(2)     Tulisan dengan warna Kuning Keemasan atau menyesuaikan warna dasar

e)    Bahan Papan Nama

Pada dasarnya semua jenis benda pipih dan rata dapat digunakan sebagai   Papan Nama. Namun yang layak digunakan adalah :

(1)     Triplek dan sejenisnya

(2)     Kayu Tebal

(3)     Biner

7)   Busana Pengurus RKM

a)   Warna Busana

Warna Jaket resmi organisasi disemua tingkatan pengurus RKM sesuai keputusan masing-masing pengurus RKM

b)   Model Busana

Model jaket resmi organisasi sesuai dengan kesepakatan pengurus masing-masing Lembaga RKM

c)    Bahan Busana

Bahan Jaket resmi organisasi terbuat dari bahan-bahan tekstil yang relatif tebal.

d)   Atribut Busana

Busana organisasi dilengkapi dengan sejumlah atribut sebagai berikut:

(1)     Lambang RKM,sebelah kiri Atas

(2)     Nama pengurus, dan Jabatan kepengurusan sebelah kanan atas

(3)     Tingkatan organisasi, sebelah kiri diatas lambang RKM.

TULISAN ARAB IAIT

a.      Pedoman Teknis

1)      Surat

a)      Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draf atau konsep surat terlebih dahulu, guna menghindari kesalahan dalam pengetikan

b)      Agar mudah terhadap pemantauan dan pengechekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copi atau salinan buat di file atau arsip

c)      Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang ditandai dengan garis miring, bukan titik

d)     Penomoran surat dalam organisasi RKM IAIT Kediri terdiri dari dua bagian

(1)   Jika Surat Dikeluarkan Oleh Badan Pengurus Harian (BPH)

Penomoran item ini hanya berlaku untuk pengurus yang tidak memiliki sekretis bidang di tingkat RKM, kode penomeranya sebagaimana berikut:

a.       Nomor urut surat keluar

b.      Kode Surat

NO	KODE	KETERANGAN
1	A	PEMBERITAHUAN
2	B	PERMOHONAN
3	C	UNDANGAN
4	D	REKOMENDASI
5	E	KEPUTUSAN/SERTIFIKAT
6	F	INSTRUKSI

c.       Inisial penulis surat

Inisial singkatan penulis surat sesuai keinginan dari sekretaris RKM

d.      Singkatan nama Lembaga di tingkat RKM

NO	Nama Lembaga di tingkat RKM	Singkatan
1	Majlis Perwakilan Mahasiswa	MPM
2	Badan Eksekutif Mahasiswa Institut	BEM-I
3	Badan Eksekutif Mahasiswa Fakulatas Fakulatas Tarbiyah	BEM-FT
4	Badan Eksekutif Mahasiswa Fakulatas Fakulatas Syari’ah	BEM-FS
5	Badan Eksekutif Mahasiswa Fakulatas Fakulatas Dakwah	BEM-FD
6	Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Goesti	GOESTI
7	Unit Kegiatan Mahasiswa Lembaga Pers dan Penelitian Mahasiswa	LP2M
8	Unit Kegiatan Mahasiswa Center Of Excellence	EXCELLENCE

e.       Teks “RKM”

f.       Teks “IAIT”

g.      Kode Bulan

Bulan pembuatan surat dan  ditulis dengan angka romawi

h.      Tahun surat

Tahun pembuatan surat yang di tulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat

Contoh Nomor Surat

NO           : 01/A/FA/MPM/RKM/IAIT/VIII/2014

Sandi No Surat	Keterangan
01/	Nomor Urut surat keluar
A/	Pemberitahuan
MS/	Inisial Penulis Surat Mohammad Saifulloh
MPM/	Singkatan Organisasi  Majelis Perwakilan Mahasiswa
RKM/	Nama lembaga organisasi Kemahasiswaan IAIT Kediri
IAIT/	Singkatan Institut Agama Islam Tribakti
VIII/	Bulan Pembuatan surat
2015	Tahun Pembuatan surat

(2)   Jika Surat Dikeluarkan Bidang RKM

Penomoran item ini hanya berlaku untuk pengurus yang memiliki sekretis bidang di tingkat RKM, kode penomeranya sebagaimana berikut:

a.       Nomor urut surat keluar

b.      Kode Surat

NO	KODE	KETERANGAN
1	A	PEMBERITAHUAN
2	B	PERMOHONAN
3	C	UNDANGAN
4	D	REKOMENDASI
5	E	KEPUTUSAN/SERTIFIKAT
6	F	INSTRUKSI

c.       Inisial penulis surat

Inisial singkatan penulis surat sesuai keinginan dari sekretaris RKM

d.      Kode Bidang

Kode bidang berlaku untuk lembaga di tingkat RKM yang memiliki sekretaris Bidang (BEM-FT, BEM-FS, BEM-FD)

No	Nama Bidang	Kode Bidang
1	Bidang Satu	B-I
2	Bidang dua	B-II
3	Bidang Tiga	B-III
4	Bidang Empat	B-IV

Contoh Kode lembaga yang tidak memiliki Sekretaris

No	Nama Komisi	Kode Bidang	Ket
1	Komisi I	K-I	MPM
2	Mentri Sosial Politik Kampus	MENSOSPOLKAM	BEM-I
3	Bidang I	B-I	LP2M
4	Bidang II	B-II	Goesti
5

e.       Singkatan nama organisasi di tingkat RKM

NO	Nama Lembaga di tingkat RKM	Singkatan
1	Majlis Perwakilan Mahasiswa	MPM
2	Badan Eksekutif Mahasiswa Institut	BEM-I
3	Badan Eksekutif Mahasiswa Fakulatas Fakulatas Tarbiyah	BEM-FT
4	Badan Eksekutif Mahasiswa Fakulatas Fakulatas Syari’ah	BEM-FS
5	Badan Eksekutif Mahasiswa Fakulatas Fakulatas Dakwah	BEM-FD
6	Unit Kegiatan Mahasiswa Teater Goesti	GOESTI
7	Unit Kegiatan Mahasiswa Lembaga Pers dan Penelitian Mahasiswa	LP2M

f.       Teks “RKM”

g.      Teks “IAIT”

h.      Kode Bulan

Kode bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi

i.        Kode Tahun

Kode tahun pembuatan surat yang di tulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

Contoh Penomoran Surat Bidang Masing-masing

No : 01/A/FM/B-1/BEM-FT/RKM/IAIT/VIII/2021

Sandi Nomer	Keterangan
01/	No Urut Surat Keluar
A/	Kode surat
FJ/	Inisial Penulis Surat Fajar Maulana
B-1/	Bidang satu
BEM-FT/	Singkatan
RKM/	Nama lembaga organisasi Kemahasiswaan IAIT Kediri
IAIT/	Singkatan IAIT
VIII/	Bulan Surat Dikleuarkan
2021	Tahun Surat Dikeluarkan

e)      Seluruh jenis surat keluar yang berkaitan dengan kegiatan program kerja Eksekutif Mahasiswa dan UKM harus memberikan pemberitahuan ke MPM

f)       Pemberitahuan kegiatan program kerja Eksekutif Mahasiswa dan UKM sebisa mungkin diberikan sebelum 5 hari kegiatan program kerja dilaksanakan.

g)      Penandatanganan Surat

1.      Jika Surat dibuat oleh sekretraris atau wakil sekretaris Badan Pengurus Harian (BPH) Maka surat ditanda tangani oleh Ketua atau Wakil Ketua dan Sekretaris atau Wakil Sekretaris, serta Mengetahui jika diperlukan.

2.      Item ke satu hanya berlaku untuk lembaga RKM yang tidak memiliki sekretaris bidang (MPM, BEM-I, UKM LP2M, dan UKM Teater Goesti)

3.      Jika Surat dikeluarkan oleh Sekretaris Bidang  Maka Penandatanganan oleh Koordinator Bidang dan Sekretaris Bidang, serta Mengetahui jika diperlukan.

4.      Prosedur Penandatangan  Surat pada item ke-3 (dua), Hanya berlaku pada RKM yang memiliki Sekretaris pada Bidang RKM  (BEM-FT, BEM-FS, dan BEM-FD).

5.      Jika surat dikeluarkan oleh Bidang  dan tidak memiliki Sekretaris Bidang, penandatanganan Surat oleh Koordinator Bidang dan Sekretaris BPH serta mengetahui pimpinan RKM, dan jika perlu diberi mengetahui Warek III atau Wadek II.

6.      Prosedur penandatanganan surat item ke 5 hanya berlaku untuk kepengurusan RKM MPM, BEM-I, UKM Teater Goesti, dan UKM LP2M

7.      Mengetahui terletak di Tengah (center)

2)      Stempel

a)      Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi RKM diusahakan tertera ditengah-tengah antara dua tandatangan pengurus dan menempel pada nama sekretaris

b)      Jika terdapat tandan tangan mengetahui, maka pembubukan stempel tertera di sebelah kiri tandatangan dan tidak menutup nama terang.

c)      Jika surat di keluarkan BPH, menggunakan Stempel resmi setiap lembaga RKM sesuai logo masing-masing lembaga RKM.

d)     Jika surat dikeluarkan oleh bidang, maka menggunakan stempel masing Bidang dan Pengurus masing-masing RKM.

1)      Buku Agenda

a)      Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat masuk maupun keluar. Agar buku atau file surat masuk dan keluar dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah digunakan

b)      Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun masuk terdiri dari 8 kolom :

Contoh:

Buku Agenda surat keluar

No	No. Surat	Tujuan Surat	Perihal	Tgl Surat		Acara	Ket
				Acara	Kirim

Buku Agenda surat masuk

No	No. Surat	Asal Surat	Perihal	Tgl Surat		Acara	Ket
				Acara	Datang

                  c).Buku Agenda juga bisa berupa softcopy/file dengan ketentuan sebagaimana diatas

2)      Buku Kas

a)      Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus tercatat dalam buku kas.

b)      Segala penerimaan dana harus dicatat didalam buku kas bagian kiri (debit), dan pengeluaran dana bagian kanan (Kredit). Kekurangan atau kelebihan dalam penjumlahan uang disebut saldo

c)      Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/Wakil bendahara, pada setiap jenjang kepengurusan organisasi RKM.

Contoh :

No	Tanggal	Uraian	Debit	Kredit	Saldo

d). Buku Kas juga bisa berupa softcopy/file dengan ketentuan sebagaimana diatas.

3)      Buku Inventaris

a)      Buku inventaris berfungsi untuk mencatat seluruh barang-barang milik organisasi pada setiap RKM. Agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan, dan pemantauaan terhadap barang barangnya.

b)      Pengurus yang berwenang unutk menyimpan dan melkakukan inventarisasi adalah sekretaris dan atau wakil sekretaris, dan  sekretarsis bidang disemua tingkat organisasi RKM

c)      Model buku inventaris untuk semua tingkatan organisasi RKM dibuat dengan 5 kolom

No	Nama Barang	Merk Barang	Jmlh Barang	Keadaan Barang
1
2
3

 d).Buku Inventaris juga bisa berupa softcopy/file dengan ketentuan sebagaimana diatas.

4)      Papan Nama

a)      Papan nama organisasi di tingkat RKM dipasang di dinding atau halaman muka kantor sekretariatan atau tempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariatan RKM.

b)       Pembuatan papan nama organisasi dan pemasanganya harus memperhatikan ketentuan.

1)      Busana Pengurus RKM

a)      Pemakaian Jas Almamater

1. Sebagai Pelaksana dan Menghadiri acara kegiatan Intern RKM yang sudah ditentukan dalam kalender RKM. Seperti : Seminar, PHBI, dll.

2. Menghadiri Acara/Kegiatan Yang dilaksanakan Oleh Eksternal Kampus.

3. Menghadiri undangan Acara Yang dilaksanakan Oleh Institut Agama Islam Tribakti (IAIT) Kediri.

4. Apabila pengurus RKM Belum memiliki Jaz Almamater yang Resmi dimiliki Oleh pengurus RKM, bisa menggunakan Jaz Almamater Institut Agama Islam Tribakti (IAIT) Kediri (Warna Biru).

c.       Sistematika Pembuatan dan Pengesahan Proposal Kegiatan

1.      Kop Surat

2.      Membuat “Project Proposal”

Project Proposal terdiri dari :

a.       Sampul

b.      Lampiran Persetujuan MPM

c.       Dasar Pemikiran

d.      Landasan Pelaksanaan

e.       Maksud dan Tujuan

f.       Tema

g.      Nama Kegiatan

h.      Deskripsi Kegiatan

i.        Nara Sumber

j.        Sumber Dana

k.      Jadwal Pelaksanaan

l.        Peserta

m.    Estimasi Anggaran dana

n.      Rancangan Materi atau Kisi-Kisi

o.      Penutup

3.      Menuliskan Tempat dan tanggal pembuatan Proposal

4.      Menuliskan nama kepanitiaan kegiatan dan nama lembaga sebagaimana penulisan Kop surat

5.      Tanda tangan Pengesahan diurutkan mulai jabatan terendah dari sebelah kanan ke kiri, jika tempat tanda tangan tidak mencukupi maka tanda tangan diletakkan di bawahnya dengan tetap mengacu pada ketentuan tersebut.

6.      Pengesahan Proposal tingkat Legislatif (MPM) berisi ketua panitia/team work dan sekretaris Kepanitiaan, Mengetahui Wakil Rektor III. Kemudian meminta persetujuan ke MPM dan ACC ke Wakil Rektor II.

7.      Pengesahan Proposal tingkat Eksekutif dan Lembaga Badan Otonom (BEM-I, UKM LP2M, dan UKM Teater GOESTI) berisi ketua panitia/team work dan Sekretaris, Mengetahui Ketua Lembaga terkait dan Wakil Rektor III. Kemudian meminta persetujuan ke MPM dan ACC ke Wakil Rektor II.

8.      Pengesahan Proposal tingkat Fakultas (BEM-FT, BEM-FS, dan BEM-FD) berisi ketua panitia/team work dan Sekretaris, Mengetahui Ketua Lembaga terkait dan Wakil Dekan III. Kemudian meminta persetujuan ke MPM dan ACC ke Wakil Rektor II.

d.      Bagan Mekanisme Pengajuan Proposal

1.      Tingkat Lembaga Legislatif

a.       Surat pengajuan proposal diajukan ke MPM dan Pimpinan

b.      Surat ke MPM dalam bentuk  PERSETUJUAN proposal.

c.       Surat ke Pimpinan dalam bentuk PERMOHONAN DANA proposal.

 

2.      Tingkat Lembaga Eksekutif dan Lembaga Otonom

a.       Surat pengajuan proposal diajukan ke MPM dan Pimpinan

b.      Surat ke MPM dalam bentuk  PERSETUJUAN proposal.

c.       Surat ke Pimpinan dalam bentuk PERMOHONAN DANA proposal.

 

3.      Tingkat Fakultas

a.       Surat pengajuan proposal diajukan ke MPM dan Pimpinan

b.      Surat ke MPM dalam bentuk  PERSETUJUAN proposal.

c.       Surat ke Pimpinan dalam bentuk PERMOHONAN DANA proposal.

 

4.      PENUTUP

a.       Pedoman penyelenggaraan tertib adminitrasi ini, akan berfungsi sebagai mana mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan organisasi RKM berkemauan keras melakukan pedoman ini secara sungguh-sungguh

b.      Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini akan diatur kemudian oleh pengurus MPM.

KEPUTUSAN PARIPURNA

MAJELIS PERWAKILAN MAHASISWA

REPUBLIK KEDAULATAN MAHASISWA

Nomor : 07/E/MS/MPM/RKM/IAIT/VIII/2015

Tentang :

PERATURAN ORGANISASI

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI KEPANITIAAN (PPTAK)

REPUBLIK KEDAULATAN MAHASISWA

INSTITUT AGAMA ISLAM TRIBAKTI

A.    PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Salah satu unsur penting dalam pelaksanaan organisasi adalah kepanitiaan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi kepanitiaan yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan Republik Kedaulatan Mahasiswa (RKM), maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib disosialisasikan dan dilaksanakan secara terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang positif dan disiplin, dalam rangka melaksanaan program-program organisasi secara maksimal.

Maka dari itu, disamping bertujuan untuk menciptakan tertib administrasi Kepanitiaan, adanya sistem administrasi kepanitiaan itu juga untuk menegakkan legalitas dan wibawa organisasi, bagi segenap organisasi (khususnya) dan bagi segenap elemen yang bergerak didalamnya (pada umumnya), baik ditingkat legislatif maupun eksekutif. Oleh karena itu terbentuknya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Kepanitiaan ini, merupakan suatu jawaban yang aktual terhadap keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara umum di lingkungan Republik Kedaulatan Mahasiswa (RKM) Institut Agama Islam Tribakti (IAIT) Kediri.

2.      Pengertian

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Kepanitiaan (PPTAK) adalah sistem aturan mengenai penyelenggaraan kegiatan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut kepanitiaan organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan RKM IAIT.

3.      Tujuan

PPTAK bertujuan untuk mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan melalui penyatuan sistem pengelolaan kepanitiaan kegiatan-kegiatan organisasi di semua tingkatan RKM.

4.      Sasaran

Sasaran PPTAK adalah terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi di bidang administrasi kepanitiaan yang berlaku di tingkat RKM IAIT dengan memelihara nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

5.      Landasan

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Kepanitiaan (PPTAK) berlandaskan pada:

1)   Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga RKM IAIT Kediri

2)   Keputusan MUSMA-I RKM IAIT Kediri 2014-2015

B.     KETENTUAN

1.      Kepanitiaan kegiatan Republik Kedaulatan Mahasiswa (RKM) IAIT Kediri di semua tingkatan terdiri dari:

a.       Pembina berasal dari unsur Majelis Penasehat/Pembina di tingkatan kepengurusan masing-masing RKM yang menyelenggarakan kegiatan.

b.      Penanggung Jawab adalah Ketua RKM dan atau Bidang Masing-masing RKM Yang Mengangkat Kepanitiaan kegiatan.

c.       Panitia Pengarah (Sterring Comitte) berasal dari Musyawarah Pengurus RKM yang akan menyelenggarakan Kegiatan.

d.      Panita Pelaksana (Organizing Comitte) berasal dari Musyawarah Pengurus RKM yang akan menyelenggarakan Kegiatan.

2.      Pembentukan panitia melalui musyawarah pengurus di semua tingkatan kepengurusan RKM.

3.      Setelah terbentuknya kepanitiaan, maka Pengurus masing-masing RKM harus memberikan Surat Keputusan tentang Susunan Kepanitiaan.

4.      Panitia bertanggung jawab kepada tingkatan pengurus yang menyelenggarakan kegiatan.

C.    ADMINISTRASI KEPANITIAAN

a.    Pedoman Umum

2)   Surat

Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

a. Kertas surat

Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 70/80 gram dengan ketentuan :

a.    Margin                : Top dan Bottom : 1 cm, left 2,5 cm dan right : 2 cm

b.   Paper size            : Width : 21 cm dan Height : 33 cm atau (F4)

c.    Berkop. Kop berisikan :

                                        1.           Logo Kepanitiaan (Jika Ada) atau Logo masing-masing RKM sebelah kiri dengan ukuran, Height : minimal 2,50 cm maksimal 3 cm Width : minimal 2,50 cm maksimal 3 cm

                                        2.           Baris pertama bertuliskan :

Nama Kegiatan/ Team work/ Panitia yang diselenggarakan oleh RKM.

                                        3.           Baris kedua bertuliskan :

Nama RKM yang Menyelenggaran/Mengangkat Kepanitiaan.

                                        4.           Baris Ketiga Bertuliskan :

“REPUBLIK KEDAULATANA MAHASISWA (RKM)”

                                        5.           Baris Keempat bertuliskan :

INSTITUT AGAMA ISLAM TRIBAKTI (IAIT) KEDIRI “semua tingkat Kepanitiaan RKM”

                                          6.         Baris ke lima bertuliskan alamat kesekretariatan  Jl. KH. Wahid Hasyim No 62, Bandar Lor, Mojoroto, Kota Kediri 64114 No HP.(No ketua Pelaksana Kepanitiaan dan atau nama ketua RKM)

                                        7.           Baris ke enam bertuliskan : e-mail dan atau Blog masing-masing RKM

                                        8.           Baris ke tujuh: garis hitam shape styles weight 2,5 pt

                                        9.           Untuk Font kop adalah ARIAL “Bold” dg font size 12 dengan Format UPPERCASE. Kecuali, kantor dan email dan atau Blog ditulis dengan font Arial Narrow , font size 10 dengan Format Capitalize Each Word.

                                      10.         Penulisan kop surat dimulai dari kiri (left indent) dengan jarak 3 cm.

                                      11.         Dalam pembuatan kop surat harus menggunakan insert header dan dilarang keras menggunakan WordtArt.

                                      12.         Tulisan harus berwarna hitam

d.   Sistematika Surat

Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :

(1)          Nomor disingkat No. surat ditulis pojok kiri atas di bawah kepala surat. Setelah teks “Nomor” diikuti tanda titik dua (:) dengan jarak 1 (Satu) Tab.

(2)          Lampiran surat disingkat Lamp, ditulis sejajar di bawah nomor surat dan diikuti tanda titik dua (:) dengan jarak 1 (Satu) Tab, yang isinya untuk menunjukkan adanya sesuatu yang disertakan/tidak bersama surat.

(3)          Perihal surat, disingkat Hal ditulis sejajar di bawah nomor surat dan lampiran serta diikuti tanda titik dua (:) dengan jarak 1 (Satu) Tab, yang isinya untuk menjelaskan pokok surat atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam surat.

(4)          Tempat dan tanggal pembuatan surat di tulis sebelah kanan nomor surat

(5)          Si alamat surat, “Kepada Yth :”. Ditulis dibawah Hal surat dengan jarak 1 spasi dan dengan jarak 1 (Satu) Tab, nama yang dituju ditulis Bolt Underline. “Di-” ditulis tepat dibawah “Kepada Yth :” tanpa spasi. “Tempat” ditulis dibawah “Di-” dengan jarak 1 tab dari tepi.

a.       Jika alamat surat yang dituju lembaga atau instansi menggunakan “Kepada:”.

b.      Jika alamat yang dituju nama jabatan atau nama orang, maka menggunakan “KepadaYth.”:

(6)          Kata pembukaan surat. Assalamu’alaikum Warahmatullah. Wabarakatuh.” ditulis sejajar dengan alamat surat dan berjarak 1 spasi dari alamat penerima surat. Font menggunakan “Brush Script MT”

(7)          Paragraf Pertama : Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Saudara/I  senantiasa dalam lindungan dan Ridlho-NYA, serta dimudahkan dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin” ditulis tepat dibawah kata Pembukaan, dengan jarak 1 spasi dari Pembukaan.

(8)          Paragraf kedua : Maksud surat ditulis berjarak 1 spasi dari paragraf pertama.

(9)          Paragraf ketiga : paragraf penutup

(10)      Kata penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq”, Wassalamu’alaikum Warahmatullah. Wabarakatuh.”. (ditulis dua baris, pada baris pertama dengan format  Underline “Cntrl+U”, dan Font menggunakan “Brush Script MT”)

(11)      Nama  berjarak 1 atau 2 spasi dari tempat dan tanggal pembuatan surat, berbentuk Blod Center. “sesuai Kop surat kecuali kantor dan e-mail  ” ditambah periode yang berlaku.

(12)      Nama penandatangan ditulis dengan huruf besar (Uppercase), jarak 3-4 spasi, berbentuk “Bold, Center dan underline”.

(13)      Jabatan ditulis tepat dibawah nama penandatanganan berbentuk Italic (Cntrl+I)

(14)      Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) ditulis tepat dibawah jabatan, berbentuk Italic (Cntrl+I)

(15)      “Mengetahui,” ditulis dengan jarak 1-2 spasi. berbentuk Italic (Cntrl+I) (apabila dibutuhkan).

(16)      Semua Jenis Tulisan Sistematika Surat menggunakan Font Times New Roman Kecuali pada Kata Pembukaan dan Penutup.

e.    Nomor surat

Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:

1)        Jika Surat Dikeluarkan Oleh Kepanitiaan

a.       Nomor urut surat keluar

b.      Kode Surat

NO	KODE	KETERANGAN
1	A	PEMBERITAHUAN
2	B	PERMOHONAN
3	C	UNDANGAN
4	D	REKOMENDASI
5	E	KEPUTUSAN/SERTIFIKAT
6	F	INSTRUKSI

c.       Inisial penulis surat

d.      Singkatan nama kepanitiaan

e.       Singkatan Nama RKM Yang menyelenggarakan atau mengankat Kepanitiaan.

f.       Singkatan nama organisasi kemahasiswaan di Institut (RKM)

g.      Teks “IAIT”

h.      Bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi

i.        Tahun pembuatan surat yang di tulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat

j.        Keterangan : dalam membuat Penomoran Surat Perlu diperhatikan sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item  sandi ditandai dengan garis miring bukan titik.

Contoh Penomoran Surat OMAK IAIT Kediri

NO           : 01/C/AN/Pan.OPAK/BEM-I/RKM/IAIT/VIII/2014

Sandi No Surat	Keterangan
01/	Nomor Urut surat keluar
C/	UNDANGAN
AN/	Inisial Penulis Surat
OPAK/	Singkatan nama Kepanitiaan “Ahmad Nasrullah
BEM-I/	Nama RKM Yang Membawahi Kepanitiaan
RKM/	Nama organisasi kemahasiswaan
IAIT/	Singkatan Institut Agama islam Tribakti
VIII/	Bulan Pembuatan surat
2014	Tahun Pembuatan surat

f.     Prosedur Penandatangan

                                     1.         Jika Surat ditandatangai oleh ketua dan sekretaris maka surat ditandatangani oleh ketua dan sekretaris, serta Mengetahui jika diperlukan.

g.    Kata Tri Dharma perguruaan tinggi

·         Kata “Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat” center text, Font : “Edwardian Script ITC” Font Size : 12, dengan format Capitalize Each Word.

·         Dalam pembuatan kata motivasi harus menggunakan Insert Header dan dilarang keras menggunakan WordtArt.

h.   Amplop

                                        1.       Margin           : Top, Bottom, Left dan Right : 1 cm

                                        2.       Paper size      : Width : 24 cm dan Height : 11 cm Orientation : Landscape.

                                        3.       Kepala amplop sama dengan kepala surat, kecuali panjang garis yang harus menyesuaikan panjang kertas amplop

                                        4.       Kotak nama

·         Panjang dan lebar menyesuaikan kebutuhan

·         Bentuk kolom (Insert, Shapes = Rounded Rectangle)

·         Kata-kata baris pertama : Kepada Yth, baris kedua : Bapak/Ibu/Saudara/i (..........Nama yang di tuju........ “ Bold & Underline”), Baris ketiga “Di”, baris keempat “Tempat (First Line Indent 1 cm)”. Font Arial Font Size : 12

                                        5.       Penempatan kotak nama sebelah kanan bawah

3)   Lambang atau Logo Kepanitiaan

Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkatan kepengurusan diperkenankan membuat lambang kegiatan yang merepresentasikan simbol kegiatan, tetapi di setiap lambang yang dibuat harus meletakkan lambang/logo RKM secara utuh. Lambang tersebut selanjutnya dapat diletakkan dalam Kop Surat, Stempel, Plakat, kaos dan atribut kepanitiaan lainnya.

4)   Stempel

Stempel kepanitiaan sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :

a.       Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkatan kepengurusan diperkenankan membuat stempel kegiatan.

b.      Pembubuhan stempel kepanitiaan diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah–tengah antara dua tanda tangan panitia (ketua panitia dan sekretaris panitia dan  tidak  menutupi nama panitia yang bertandatangan.

c.       Panitia yang berwenang memegang stempel kepanitiaan adalah Ketua panitia,dan  sekretaris panitia.

d.      Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam lambang RKM disebelah kiri dan tulisan yang menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan ukuran yang serasi dan seimbang.

e.       Bentuk stempel

Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang  bergaris tunggal.

a)   Ukuran stempel

 Stempel resmi kepanitiaan berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.

b)   Tulisan stempel

Stempel resmi organisasi berisi :

(1)     Tulisan disebelah kanan terdiri atas :

a.       “Panitia Pelaksana”, baris pertama

b.      Nama Kegiatan, baris kedua

c.       Nama Lembaga RKM yang membawahinya, menyelnggarakan dan mengangkat, baris ketiga

d.      Nama kampus yang bertuliskan “INSTITUT AGAMA ISLAM TRIBAKTI (IAIT) KEDIRI” baris keempat

e.       Tinta Stempel.

Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stamp-ink) warna biru.

5)   Buku Agenda

a.       Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.

b.      Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.

c.       Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 8 (tujuh) kolom.

Contoh:

Agenda surat keluar

No	No. Surat	Tujuan Surat	Perihal	Tgl Surat		Acara	Ket
				Acara	Kirim

Agenda surat masuk

No	No. Surat	Asal Surat	Perihal	Tgl Surat		Acara	Ket
				Acara	Datang

6)   Buku Kas

a.       Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana kepanitiaan, harus tercatat dalam buku Kas.

b.      Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.

c.       Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara panitia, pada setiap tingkatan Kepanitiaan.

d.      Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan kepanitiaan organisasi.

f.        Ukuran Buku Kas

Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.

g.      Model Buku Kas

Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom;

(1)     Nomor urut penerimaan

(2)     Uraian sumber kas dan pengeluaran kas

(3)     Jumlah uang yang diterima (Debet)

(4)     Jumlah pengeluran (Kredir)

(5)     Jumlah kas tersisa (Saldo)

Contoh:

No	Uraian	Debet	Kredit	Saldo

7)   Atribut

Setiap kepanitiaan diperkenankan membuat atribut kepanitiaan yang diperlukan dalam rangka sosialisasi atau mendokumentasikan kegiatan seperti kaos, stiker, plakat, pin, dll. Adapun bahan dan bentuk atribut menyesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan panitia.

D.  PELAPORAN

1.      Setiap kegiatan harus dilaporkan kepada ketua umum pada tingkatan kepengurusan penyelenggara kegiatan dan Pengurus MPM.

2.      Pelaporan sekurang-kurangnya berisi:

a.       Berita acara kegiatan

b.      Uraian kegiatan

a)      Pendahuluan

b)      Program Kerja

c)      Realisasi Program

d)     Problem

e)      Solusi

f)       Saran

g)      Penutup

c.       Keuangan

d.      Lampiran-lampiran

3.      Pelaporan sebagaimana dimaksud dalam point (2) di atas dijilid dan diserahkan kepada pengurus pada tingkatan kepengurusan RKM  sebagai arsip.

E.  PENUTUP

a.       Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi kepanitiaan ini, akan berfungsi sebagai mana mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus di semua tingkatan organisasi berkemauan keras melaksanakan pedoman ini secara sungguh-sungguh.

b.      Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini,akan diatur kemudian oleh Pihak yang berwenang.